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3 dicas para melhorar as reuniões remotas na sua empresa

Para muitas empresas, a pandemia de Covid-19 trouxe mudanças que permanecerão nas rotinas de suas estruturas organizacionais. O modelo de trabalho remoto ou híbrido, por exemplo, talvez seja a maior delas.

Com a necessidade de isolamento social, muitas companhias precisaram aplicar o regime para que seus colaboradores pudessem trabalhar de casa. Desde então, com a campanha de vacinação nacional e o número de casos em processo de recuperação, essas mesmas empresas tiveram que decidir como seria a volta ao “novo normal”.

Um levantamento realizado pela IDC Brasil mostra que, em 2022, 56% das empresas atuam com o formato de trabalho híbrido. Em 2021, esse índice era de 44%. Esse dado mostra como, para muitos negócios, a mudança veio para ficar!

Pensando nesse cenário de transformações, em nosso novo artigo, vamos falar um pouco sobre as reuniões remotas, a importância desse modelo e como se adaptar a ele através de ferramentas inovadoras. Se você faz parte do time que busca por um melhor desempenho nos encontros a distância com suas equipes, clientes ou parceiros de negócio, confira nossas dicas!

Verifique o ambiente e os equipamentos

Antes de começar uma reunião, verifique sempre se o seu computador está pronto. O que isso significa? Teste o volume do microfone, o áudio, se estiver de fone, verifique se funciona corretamente, abra a câmera e confira se a imagem está com qualidade e preste atenção nas atualizações, afinal, ninguém gosta de ser pego de surpresa com uma reinicialização.

Depois de checar a parte técnica, preste atenção ao seu redor, no espaço físico. A comunicação remota exclui o contato físico, característica importante na troca humana. Por isso, faça questão de estar em um ambiente em que a outra pessoa possa te escutar e te ver com nitidez, evitando ambientes muito claros, escuros ou barulhentos.

Conte com o suporte da tecnologia

A implantação de modelos de trabalho plenamente remotos ou híbridos só é possível com a ajuda da tecnologia.

No caso das reuniões não é diferente! Hoje, muitas ferramentas oferecem plataformas para reuniões, mas é fundamental que sua companhia avalie aquela que oferece os melhores recursos de engajamento para uma reunião fluida e eficiente.

Por isso, invista em uma única ferramenta que ofereça não só plataforma para reuniões remotas, mas também integração com outros recursos, como o Microsoft Teams, que disponibiliza uma integração bastante prática com os programas do Office 365 (Word, PowerPoint e Excel), por exemplo, além de poder ser combinada com recursos inovadores de atendimento, como os correios de voz e as gravações eletrônicas.

Foque na gestão

Para uma boa produtividade e com foco em manter a qualidade do trabalho, é fundamental ainda que os gestores contem com ferramentas que gerem indicadores e ofereçam um painel de controle ágil para o acompanhamento de reuniões. Desse modo, será possível ser mais eficiente e evitar horas de trabalho que vão além do expediente e que podem ser desgastantes para suas equipes.

Combinando ferramentas para a otimização de suas reuniões

Já imaginou uma solução que não exija investimentos em hardware, seja 100% na nuvem e capaz de potencializar ainda mais a qualidade de uma plataforma de reuniões? A Agecom, por exemplo, oferece uma integração com o Microsoft Teams que facilita a transição para o mercado de trabalho híbrido!

Assim, além de todas as funcionalidades da melhor ferramenta para reuniões virtuais, você poderá contar também com:

  • Todos os recursos de um PABX Virtual;
  • Gravação e correio de voz;
  • Suporte especializado;
  • Ramal no celular;
  • Indicadores de gestão e muito mais!

Otimize suas reuniões para que seus funcionários se adaptem ainda melhor ao trabalho remoto com o apoio de nossa empresa e se prepare para um mercado que o trabalho híbrido, sem dúvidas, seguirá como uma tendência!