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5 desafios na gestão de clínicas e consultórios médicos e como superá-los

No Brasil, o primeiro quadrimestre de 2022 registrou a abertura de mais de 1,3 milhão de empresas no país, segundo boletim do Mapa das Empresas, divulgado pelo Governo do Brasil.

Muitos desses empreendedores incluem também o trabalho de profissionais liberais, como médicos, por exemplo. Só em 2020, o número de médicos no Brasil ultrapassou 500 mil, conforme revelou o estudo Demografia Médica Brasileira.

Após a pandemia do Coronavírus, uma das maiores crises da saúde mundial, a importância desses profissionais se mostrou ainda mais urgente e necessária. Além dos hospitais, clínicas e consultórios médicos passaram a contar com sobrecarga de demandas.

Dito isso, se você está pensando em abrir o seu consultório, confira neste artigo algumas dicas para superar os principais desafios relacionados à gestão de uma clínica. Boa leitura!

Seleção de colaboradores

Contar com o apoio de um time que esteja em sintonia com os valores e missões de seu consultório pode ser um grande primeiro passo para o sucesso de sua clínica.

Antes disso, claro, é importante que você defina quais são esses valores e missões, bem como seus principais objetivos. Tendo isso em vista, o processo de seleção dos colaboradores é muito importante.

Após o processo de entrevistas, converse com os candidatos de forma franca, revelando para eles a metodologia de gestão de sua clínica e o modelo de experiência que deseja transmitir para os seus pacientes.

Vale frisar que, na grande maioria das clínicas, as equipes de atendimento assumem um papel crucial para a coordenação de agendas de consulta, primeiro contato dos pacientes e controle de horários.

Índice de absenteísmo

Pacientes que cancelam consultas em cima da hora ou que chegam atrasados… Essa é uma realidade muito comum e o absenteísmo dos desafios mais enfrentados pelos gestores de clínicas e consultórios.

No começo, pode não parecer grande coisa, mas as faltas diárias somadas no final do mês podem ser assustadoras e, muitas vezes, culminam em impactos financeiros para a clínica. Basta pensar que uma abstenção de paciente pode afetar todo o planejamento da equipe e até mesmo os horários de outros pacientes.

Dentro desse contexto, utilizar a tecnologia como aliada é um ponto essencial para resolver essa problemática.

A URA Ativa e Interativa, por exemplo, é uma solução que realiza discagem automática a partir de um mailing definido com transmissão de mensagens de voz totalmente personalizadas e que pode apoiar os atendentes de sua clínica na gestão e envio de lembretes de consultas.

Ao entrar em contato com o paciente com antecedência, essas ligações podem evitar que agendamentos sejam desmarcados e, consequentemente, reduzem-se os impactos financeiros e organizacionais da clínica.

Finanças

Os custos de funcionamento de um consultório usualmente não são baixos. É importante que você tenha isso em mente na hora de fazer o seu planejamento e se organize para que o fluxo financeiro seja positivo no final do mês.

E, no plano das finanças, vale a pena também considerar o investimento em tecnologias mais acessíveis e flexíveis que podem ser aplicadas em diferentes áreas de um consultório – incluindo o próprio atendimento aos pacientes.

Controle de agenda

Falhas no preenchimento de horários e atrasos no atendimento podem prejudicar o relacionamento de um paciente com seu consultório. Além disso, marcar consultas em quantidades excessivas ou deixar espaços vazios entre as agendas são coisas que podem prejudicar a organização de uma clínica.

O controle de agenda, nesse sentido, é extremamente importante e pode ser feito, inclusive, com o apoio de tecnologias que geram indicadores para esse processo de gestão.

Gestão de atendimento

O atendimento humanizado é a prioridade de muitos pacientes e fazer com que eles se sintam acolhidos é uma peça fundamental para o sucesso.

Assim, em conjunto com a inovação – que otimiza os processos gerenciais da clínica – é fundamental treinar suas equipes para uma atenção cuidadosa, focada em experiências positivas e levando em conta que, em diversos contextos, estamos falando de um relacionamento mais sensível.

Como a tecnologia pode auxiliar sua clínica a ter sucesso?

A AGECOM Telecomunicações oferece uma gama de produtos e serviços para auxiliar os gestores de clínicas e consultórios médicos em seus desafios.

Com a solução para Confirmação de Consultas e Exames, por exemplo, é possível realizar discagens automáticas, transmitir mensagens personalizadas e interativas, e facilitar o dia a dia tanto do atendente, quanto do paciente que precisa reagendar ou confirmar uma consulta.

Evite que o absenteísmo prejudique o seu consultório e conte conosco também por meio de ferramentas inovadoras como a URA Ativa, soluções de atendimento via SMS, WhatsApp e muitas outras.

Visite nosso site para saber mais e lembre-se: a atenção ao seu paciente pode ser otimizada com o apoio da inovação!